Ihre Aufgaben:

• Unterstützung der Geschäftsführung: Sie entlasten die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und schaffen durch Ihre strukturierte Arbeitsweise Freiräume für strategische Themen. Dabei übernehmen Sie eigenständig administrative sowie organisatorische Aufgaben und behalten stets den Überblick über laufende Vorgänge.
• Post- und Korrespondenzmanagement: Sie sind verantwortlich für die tägliche Postbearbeitung sowie die Bearbeitung externer und interner Korrespondenz. Mit einem professionellen und verbindlichen Kommunikationsstil stellen Sie den reibungslosen Informationsfluss sicher.
• Meeting- und Konferenzorganisation: Sie planen, koordinieren und bereiten Besprechungen, Konferenzen und Präsentationen vor – sowohl inhaltlich als auch organisatorisch. Dazu zählen unter anderem die Erstellung von Unterlagen, Präsentationen und Protokollen sowie die Nachbereitung und Aufgabenverfolgung.
• Dokumentenmanagement: Strukturierte Ablage, systematische Wiedervorlagen und eine zuverlässige Dokumentation sind für Sie selbstverständlich. Sie pflegen relevante Unterlagen sorgfältig und stellen deren Verfügbarkeit für die Geschäftsführung sicher.
• Termin- und Reiseorganisation: Sie koordinieren Termine, Meetings und Reisen für die Geschäftsführung – von der Planung über die Buchung bis hin zur Nachbereitung. Dabei behalten Sie Fristen, Prioritäten und Abhängigkeiten stets im Blick.
• Seminarorganisation für Mitarbeitende: Sie übernehmen die Anmeldung, Abstimmung und organisatorische Betreuung von externen Seminaren für unsere Mitarbeitenden und sorgen für einen reibungslosen Ablauf in Zusammenarbeit mit den Anbietern.
• Verwaltungstätigkeiten über verschiedene Bereiche hinweg: In Abstimmung mit der Geschäftsleitung unterstützen Sie bereichsübergreifend bei administrativen und organisatorischen Aufgaben – flexibel, gewissenhaft und mit einem guten Gespür für Prioritäten.